Datenschutzerklärung

Stand: Oktober 2026

Der Schutz Ihrer personenbezogenen Daten ist uns ein wichtiges Anliegen. Wir verarbeiten Ihre Daten ausschließlich auf Grundlage der gesetzlichen Bestimmungen (Datenschutz-Grundverordnung – DSGVO, Datenschutzgesetz – DSG 2018, Telekommunikationsgesetz 2021 – TKG 2021). In dieser Datenschutzerklärung informieren wir Sie über die wesentlichen Aspekte der Datenverarbeitung auf unserer Website sowie gegenüber Interessenten und Kunden, von der ersten Anfrage über Erstgespräch und Angebot bis zur Einrichtung und Übergabe.

1. Verantwortlicher

Verantwortlicher im Sinne der DSGVO ist:

propa digital e.U.
Inhaber: DI Uwe Foditsch, MA
Harmsdorfgasse 34
8010 Graz
Österreich

Telefon: +43 660 4717115
E-Mail: office@propadigital.com

2. Allgemeines zur Datenverarbeitung

Wir verarbeiten personenbezogene Daten nur, soweit dies zur Bereitstellung einer funktionsfähigen Website, zur Beantwortung Ihrer Anfragen sowie zur Anbahnung und Abwicklung von Verträgen erforderlich ist. Eine Weitergabe Ihrer Daten an Dritte erfolgt nur in dem nachfolgend beschriebenen Umfang und ausschließlich auf Grundlage der DSGVO.

Ihre personenbezogenen Daten werden weder verkauft noch vermietet oder zu kommerziellen Zwecken an Dritte weitergegeben.

Diese Website verwendet keine Analyse- oder Tracking-Werkzeuge, setzt keine Marketing- oder Tracking-Cookies und bindet keine externen Schriftarten, Kartendienste oder Social-Media-Plugins ein. Schriftarten werden ausschließlich aus dem auf Ihrem Gerät vorhandenen Systemschriftsatz dargestellt; es werden hierfür keine Daten an Dritte übertragen.

3. Hosting

Diese Website wird bei einem externen Dienstleister gehostet:

IONOS SE
Elgendorfer Straße 57
56410 Montabaur
Deutschland

Der Server befindet sich in einem Rechenzentrum in Deutschland (Europäische Union). IONOS verarbeitet in unserem Auftrag personenbezogene Daten, die beim Aufruf unserer Website anfallen (siehe Abschnitt „Server-Logfiles"). Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage eines Auftragsverarbeitungsvertrags gemäß Art. 28 DSGVO.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einer sicheren und effizienten Bereitstellung unseres Online-Angebots).

4. Server-Logfiles

Beim Aufruf unserer Website werden durch den Webserver automatisch Informationen erfasst und in sogenannten Server-Logfiles gespeichert. Dies betrifft:

Diese Daten werden ausschließlich zur Gewährleistung eines störungsfreien Betriebs, zur Sicherstellung der Systemsicherheit und zur Fehleranalyse verarbeitet. Eine Zusammenführung dieser Daten mit anderen Datenquellen oder eine Auswertung zu Marketingzwecken findet nicht statt.

Die Logfiles werden nach 14 Tagen automatisch gelöscht, sofern sie nicht im Einzelfall zur Aufklärung eines konkreten Sicherheitsvorfalls über diesen Zeitraum hinaus benötigt werden.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einem sicheren und stabilen Betrieb der Website).

5. Kontaktaufnahme

Wenn Sie per E-Mail mit uns Kontakt aufnehmen, werden die von Ihnen übermittelten Daten (insbesondere Ihre E-Mail-Adresse, Ihr Name sowie der Inhalt Ihrer Nachricht) zum Zweck der Bearbeitung Ihrer Anfrage und für den Fall von Anschlussfragen verarbeitet und gespeichert.

Unsere Website enthält kein Kontaktformular. Die Kontaktaufnahme erfolgt über einen E-Mail-Link, der Ihr lokales E-Mail-Programm öffnet; es werden dabei keine Daten über die Website selbst an uns übermittelt.

Unser E-Mail-Postfach wird über Google Workspace betrieben (siehe Abschnitt „Google Workspace"). Wir bewahren Ihre Anfrage und die zugehörige Korrespondenz so lange auf, wie es für die Bearbeitung Ihres Anliegens, etwaige Anschlussfragen und die Dokumentation des Geschäftsvorgangs erforderlich ist. Soweit Ihre Korrespondenz Teil eines geschäftlichen Vorgangs wird und damit als geschäftliche Aufzeichnung bzw. Beleg gilt, unterliegt sie der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht von sieben Jahren gemäß § 132 Bundesabgabenordnung (BAO); für diese Dauer ist eine Löschung ausgeschlossen. Personenbezogene Daten, die nicht mehr benötigt werden und keiner Aufbewahrungspflicht unterliegen, löschen wir im Rahmen unserer quartalsweisen Überprüfung; Anfragen, aus denen kein Auftrag entsteht, spätestens sechs Monate, nachdem das feststeht.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen bzw. Vertragserfüllung), bei rein allgemeinen Anfragen Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Beantwortung von Anfragen).

6. Terminbuchung

Für die Vereinbarung von Erstgesprächen und, nach Auftragserteilung, des Einrichtungstermins bieten wir eine Online-Terminbuchung an, die über Google Workspace (Google Calendar Terminbuchung) bereitgestellt wird. Wenn Sie einen Termin buchen, geben Sie Ihren Namen und Ihre E-Mail-Adresse sowie gegebenenfalls weitere von Ihnen freiwillig angegebene Informationen ein. Diese Daten werden zur Organisation, Bestätigung und Durchführung des vereinbarten Termins verarbeitet.

Die Bereitstellung des Buchungswerkzeugs erfolgt durch Google (siehe Abschnitt „Google Workspace").

Kommt kein Auftrag zustande, löschen wir den Termineintrag sechs Monate, nachdem das feststeht. Bei Kunden bewahren wir ihn auf, wie im Abschnitt „Angebot, Vertrag, Einrichtung und Übergabe" beschrieben.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen).

Für Interessenten und Kunden

Die folgenden Abschnitte betreffen Sie nur, wenn Sie mit uns ein Gespräch führen oder einen Auftrag erteilen.

7. Erstgespräch und Qualifikation

Im Erstgespräch klären wir, ob Finance OS zu Ihrem Unternehmen passt. Wir halten dazu in einem Gesprächsraster fest: Ihre Kontaktdaten und Rolle, den Aufwand mit Ihrer Buchhaltung, Ihre Systemlandschaft (etwa Google Workspace, n8n, Buchhaltungs- oder ERP-Werkzeuge), gegebenenfalls Ihren externen IT-Dienstleister sowie unsere Bundle-Empfehlung. Den Stand der Anbahnung führen wir in einer internen Übersicht (Google Sheets).

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (vorvertragliche Maßnahmen). Kommt kein Auftrag zustande, löschen wir diese Daten sechs Monate, nachdem das feststeht.

Wurden Sie uns empfohlen, etwa von Ihrer Steuerberatungskanzlei, haben wir Ihren Namen und Ihre Kontaktdaten von dieser Stelle erhalten. Nennen Sie uns Ihren IT-Dienstleister, verarbeiten wir dessen Namen und Kontaktdaten. Rechtsgrundlage ist in beiden Fällen Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO: unser berechtigtes Interesse, auf eine Empfehlung zu reagieren und die technische Umsetzung vor dem Angebot zu klären.

8. Aufzeichnung von Gesprächen

Nur mit Ihrer ausdrücklichen Einwilligung zeichnen wir ein Gespräch mit Ihnen auf, etwa das Erstgespräch oder ein Gespräch zur Marktrecherche, damit wir zuhören können, statt mitzuschreiben. Die Tonaufnahme entsteht auf unserem Rechner oder Smartphone und wird auf unserem Rechner abgeschrieben; den Ton löschen wir unmittelbar danach. Die Abschrift wird nicht in einem Cloud-Speicher abgelegt und nicht gesichert.

Die Abschrift werten wir automatisiert aus. Dazu wird sie über unseren Automatisierungsserver bei IONOS in Deutschland an Mistral AI (Frankreich, EU-Endpunkt, ohne Speicherung der Eingaben) übermittelt. Daraus entstehen unsere Gesprächsnotizen: beim Erstgespräch das ausgefüllte Gesprächsraster und eine Empfehlung für das weitere Vorgehen, bei der Marktrecherche eine Zusammenfassung ohne Namen und ohne Angaben, die auf Sie oder Ihr Unternehmen schließen lassen. Beide Dienstleister handeln als Auftragsverarbeiter. Scheitert ein Verarbeitungslauf, bleibt er zur Fehlerbehebung höchstens 14 Tage auf dem Server gespeichert. Das Ergebnis prüfen wir selbst; eine automatisierte Entscheidung über Sie findet nicht statt.

Die Abschrift löschen wir, sobald wir das Ergebnis geprüft haben. Für die Gesprächsnotizen gelten die Fristen der Abschnitte 7 und 10.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung). Die Einwilligung ist freiwillig; lehnen Sie ab, schreiben wir mit, ohne Nachteil für Sie. Sie können sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen; eine kurze Nachricht an office@propadigital.com genügt, und wir löschen die Abschrift und die daraus entstandenen Notizen.

9. Vormerkung („Evidenz")

Können wir Ihr Unternehmen derzeit nicht bedienen, etwa weil Sie Microsoft 365 statt Google Workspace nutzen, halten wir auf Ihren Wunsch Ihre Kontaktdaten und den Grund in Evidenz. Wir melden uns dann höchstens zum Quartalswechsel und ausschließlich zur Frage, ob und ab wann wir eine passende Variante anbieten, nicht zu Werbezwecken.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Wir löschen die Daten samt Gesprächsunterlagen spätestens zwölf Monate nach Ihrer Einwilligung, früher bei Widerruf, nach drei erfolglosen Kontaktversuchen oder nachdem wir Ihnen unsere Entscheidung mitgeteilt haben.

10. Angebot, Vertrag, Einrichtung und Übergabe

Für Angebot, Auftragsbestätigung, Rechnung und Zahlungseingang, die Bereitstellung Ihres Kundenordners, den Einrichtungstermin und die Übergabe verarbeiten wir Ihre Kontakt- und Vertragsdaten (Firma, Ansprechpartner, Anschrift, UID-Nummer, Angebots- und Rechnungsnummern, Bundle, Beträge, Zahlungsdatum), die Korrespondenz sowie die Nachweise zur Einrichtung (Einrichtungsprotokoll mit Zeiten, Übergabeprotokoll mit Ihrer Bestätigung, Nachweise der Mistral-Einstellungen). Im Einrichtungstermin nutzen wir die Zugänge, die Sie uns dafür überlassen; Zugangsdaten speichern wir nicht, und unser Zugriff endet vor dem Produktivbetrieb.

Rechtsgrundlagen: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertrag); lit. c in Verbindung mit § 132 BAO (Aufbewahrung); lit. f (berechtigtes Interesse am Nachweis der ordnungsgemäßen Vertragserfüllung, an der Abwehr von Ansprüchen und an der Auswertung der Einrichtungszeiten für unsere Kalkulation, die ohne Personenbezug erfolgt). Diese Angaben sind für den Vertrag erforderlich; ohne sie können wir kein Angebot erstellen und den Vertrag nicht erfüllen.

Empfänger: Ihren Kundenordner teilen wir mit Ihnen. Zahlungen laufen über unser Kreditinstitut. Rechnungen übermitteln wir als Beleg an unsere Steuerberatung in Österreich. Unsere Belegverarbeitung liest Rechnungen automatisiert aus; dafür setzen wir als Auftragsverarbeiter Mistral AI (Frankreich, EU-Endpunkt, ohne Speicherung der Eingaben) sowie einen Server bei IONOS in Deutschland ein.

Speicherdauer: Angebot, Auftragsbestätigung, Rechnung, vertragsbezogene Korrespondenz sowie Einrichtungs- und Übergabenachweise bewahren wir sieben Jahre auf. Ihren Eintrag in unserer Kundenübersicht führen wir bis drei Jahre nach Ende der Gewährleistung, mindestens bis zum Ende des letzten Vertrags; danach nur noch Name und Dokumentnummern bis zum Ablauf der Aufbewahrungsfrist.

Nach der Übergabe fragen wir, ob wir Sie als Referenz nennen dürfen. Das geschieht nur mit Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO); widerrufen Sie sie, löschen wir die Angabe.

11. Google Workspace

Wir nutzen für E-Mail, Kalender und Terminbuchung, die Ablage von Dokumenten (Google Drive, einschließlich der mit Kunden geteilten Ordner und der Sicherung unserer internen Unterlagen), unsere Interessenten- und Kundenübersicht (Google Sheets) sowie Videokonferenzen (Google Meet) den Dienst Google Workspace des Anbieters

Google Ireland Limited
Gordon House, Barrow Street
Dublin 4, Irland

Wir haben in unseren Google-Workspace-Einstellungen als Datenregion die Europäische Union gewählt. Die abgedeckten Daten der Kerndienste (u. a. Gmail und Kalender) werden dadurch im ruhenden Zustand innerhalb der EU gespeichert.

Google ist Teil eines weltweit tätigen Konzerns. Eine Verarbeitung – etwa im Rahmen technischer Support- oder Wartungsvorgänge – sowie ein Zugriff durch das Mutterunternehmen Google LLC in den USA kann daher nicht vollständig ausgeschlossen werden. Für solche Übermittlungen in Drittländer stützt sich Google auf die Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission; zudem ist Google LLC unter dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert.

Die Verarbeitung erfolgt in unserem Auftrag auf Grundlage eines Auftragsverarbeitungsvertrags gemäß Art. 28 DSGVO. Nähere Informationen finden Sie in der Datenschutzerklärung von Google unter: https://policies.google.com/privacy

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b und lit. f DSGVO.

12. Cookies

Diese Website setzt keine Cookies zu Analyse-, Marketing- oder Tracking-Zwecken. Es wird lediglich technisch im lokalen Speicher Ihres Browsers (Local Storage) eine Einstellung zur Darstellung der Website gespeichert. Diese Information verbleibt ausschließlich auf Ihrem Gerät und wird nicht an uns oder Dritte übertragen. Ein Cookie-Banner ist daher nicht erforderlich.

13. Ihre Rechte

Ihnen stehen hinsichtlich der bei uns verarbeiteten personenbezogenen Daten folgende Rechte zu:

Soweit eine Verarbeitung auf Ihrer Einwilligung beruht, haben Sie das Recht, diese jederzeit mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen.

Automatisierte Entscheidungen im Einzelfall einschließlich Profiling (Art. 22 DSGVO) setzen wir nicht ein.

Zur Ausübung Ihrer Rechte genügt eine formlose Mitteilung an die im Abschnitt „Verantwortlicher" genannten Kontaktdaten. Wir beantworten Anfragen zur Ausübung Ihrer Rechte ohne unangemessene Verzögerung, in jedem Fall innerhalb der gesetzlichen Frist von einem Monat.

14. Beschwerderecht

Wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gegen die DSGVO verstößt, haben Sie das Recht, sich bei einer Aufsichtsbehörde zu beschweren. In Österreich ist dies die

Österreichische Datenschutzbehörde
Barichgasse 40–42
1030 Wien
Österreich
Telefon: +43 1 52 152-0
E-Mail: dsb@dsb.gv.at
Web: https://www.dsb.gv.at

15. Datensicherheit

Wir verwenden zur sicheren Übertragung der über unsere Website ausgetauschten Daten eine TLS-Verschlüsselung (erkennbar am Schloss-Symbol in Ihrem Browser sowie am Präfix „https://" in der Adresszeile). Wir treffen darüber hinaus angemessene technische und organisatorische Sicherheitsmaßnahmen, um Ihre Daten gegen Manipulation, Verlust und unberechtigten Zugriff zu schützen. Unsere internen Unterlagen liegen auf verschlüsselten Geräten.

16. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung anzupassen, damit sie stets den aktuellen rechtlichen Anforderungen entspricht oder um Änderungen unserer Leistungen in der Datenschutzerklärung umzusetzen, etwa bei der Einführung neuer Dienste. Für Ihren erneuten Besuch gilt dann die jeweils aktuelle Fassung.