Ja. n8n ist das Programm, in dem Finance OS läuft. Du bringst deine eigene n8n-Instanz mit, entweder bei n8n Cloud oder selbst gehostet auf deinem Server. Wir stellen keine Server bereit und warten auch keine. Falls du noch keine Instanz hast, ist n8n Cloud der einfachste Weg.

Vier Dinge: ein Google Workspace (Tarif siehe Frage zum Workspace-Tarif), eine eigene n8n-Instanz, ein Konto bei Mistral und eine E-Mail-Adresse für die Meldungen. Statt per Mail kannst du die Meldungen auch in Slack bekommen, dann brauchst du dafür einen Slack-Workspace.

Mistral ist ein europäischer KI-Dienst, der die Angaben aus deinen Rechnungen ausliest: Lieferant, Betrag, Datum und Fälligkeit. Das Konto läuft auf deinen Namen, und du zahlst Mistral direkt. Es ist so eingestellt, dass Mistral deine Daten nicht speichert und nicht zum Training nutzt.

Einen, der zweierlei unterstützt: das Festlegen der EU-Speicherregion und erweiterte Freigaberichtlinien für geteilte Ablagen – derzeit ist das Business Standard. Die EU-Speicherregion hält die von Googles Datenregions-Richtlinie erfassten Daten in Europa. Die erweiterten Freigaberichtlinien brauchst du, um den Belegordner kontrolliert für deine Steuerkanzlei freizugeben. In kleineren Editionen läuft der Workflow zwar, aber beide Kontrollen fehlen – wir richten Finance OS deshalb nur auf einer Edition ein, die sie bietet.

Wir richten deine Module auf deiner n8n-Instanz ein: Wir verbinden Finance OS mit deinem Google Workspace, spielen die Abläufe ein, legen die Übersicht in Google Sheets an und testen alles mit Beispielrechnungen, die wir bereitstellen. Danach übergeben wir dir das fertige System. Echte Rechnungen laufen erst nach der Abnahme durch das System. Die Einrichtung dauert bis zu 4 Stunden und findet remote statt.

Eine Setup-Session dauert bis zu 4 Stunden und wird in einem Termin abgeschlossen. Du brauchst während der Session Admin-Zugang zu deinem Google Workspace und deiner n8n-Instanz. Dein Google Workspace muss im Tarif Business Standard laufen – warum, steht in der Frage zum Workspace-Tarif.

Rechnungen, die als PDF oder Bild per E-Mail in deinem Postfach ankommen. Das ist der Normalfall: Laut einer WKO-Umfrage vom März 2025 erhalten 98,8 % der befragten Betriebe elektronische Rechnungen als PDF, und im Schnitt kommen 80,1 % davon per E-Mail (Angaben von 433 Betrieben). Auch ZUGFeRD-Rechnungen sind PDFs und werden normal gelesen. Reine XML-Rechnungen, etwa eine XRechnung aus Deutschland, erfasst Finance OS heute nicht.

Ohne Care kümmerst du dich selbst um die Anpassung. Mit Finance OS Care bekommst du geprüfte Updates, die du selbst einspielst. Was genau dazugehört, steht in der Frage zu Care.

Nein, eine DATEV-Anbindung gehört nicht zum Leistungsumfang. Du bekommst stattdessen einen sauberen CSV-Export für deinen Steuerberater.

Care umfasst drei Leistungen: eine monatliche Statusmeldung, geprüfte Updates zum Selbst-Einspielen innerhalb von 8 Wochen nach der finalen Veröffentlichung einer Änderung und 30 Minuten Support per E-Mail im Monat; nicht genutzte Zeit verfällt am Monatsende. Eine Bereitstellung vor Inkrafttreten neuer Pflichten sagen wir nicht zu, und Care garantiert nicht, dass deine Rechnungen dauerhaft jeder Norm entsprechen. Nicht enthalten sind eine Hotline oder telefonische Sofort-Hilfe, eine Überwachung rund um die Uhr, Anpassungen nach Wunsch sowie Buchhaltungs- oder Steuerberatung. Care ist bald verfügbar.

Ja, aber Modul 1 ist immer die Basis, ohne dieses laufen die anderen Module nicht. Die Module bauen aufeinander auf und sind deshalb in vier Bundles zusammengefasst: Starter (Modul 1: Struktur & Kontrolle), Plus (dazu Modul 2: Zahlungsmanagement), Pro (dazu Modul 3: Ausgangsrechnungen) und Premium (dazu Modul 4: Reporting & KPI). Jedes Bundle enthält die Einrichtung. Weitere Module kannst du auch später dazukaufen, dann fällt die Einrichtung aber erneut an.

Ja. Du zahlst den Unterschied zum größeren Bundle: von Starter zu Plus 400 €, von Plus zu Pro 600 €, von Pro zu Premium 900 €, jeweils netto, exkl. USt. Dazu kommt bei jedem Nachkauf eine einmalige Pauschale für die Einrichtung, pro Nachkauf und nicht pro Modul. Wer gleich das größere Bundle nimmt, zahlt die Einrichtung nur einmal.